备用金的管理

非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补;定额管理，是财会部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。

1.非定额情况下的账务处理举例

例：某员工，经审批同意后，报销差旅费856元，冲销上月预支款900元，余款44元缴回现金。分录为：

借：库存现金44

管理费用——差旅费856

贷：其他应收款——曹军900

如果实际发生差旅费920元，则分录为：

借：管理费用——差旅费920

贷：其他应收款——曹军900

库存现金20

在非定额管理方式下，原借款全部冲掉;票是多少，费用就是多少;钱没花完出纳收回，花的超过借支的再给员工补上。

2.定额情况下的账务处理举例

例：某员工经审批通过后，报销办公用品费共440.89元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。

借：管理费用等

贷：库存现金

定额管理方式下，不涉及其他应收款，不管花多少，都只涉及这两个账户，花多少补多少。